Boligkontoret Danmark er en non-profit administrator, der forvalter mere end 35.000 lejeboliger på vegne af 67 selvstændige boligorganisationer spredt over hele Danmark. Organisationens stakeholderflade er bred: beboere, bestyrelsesmedlemmer og venteliste-medlemmer — alle med behov for rettidig, relevant og lokal kommunikation.

Udfordringen var ikke mangel på ambitioner, men mangel på infrastruktur. BDK kommunikerede med sine stakeholdere, men uden et sammenhængende fundament, der kunne sikre konsistens, skalerbarhed og lokal tilpasning på tværs af alle 67 organisationer. Hvert kommunikationsbehov krævede manuelt arbejde, og der var ingen automatisering, der kunne bære væksten.

BDK ønskede at tage et markant skridt op i digital modenhed — og bygge et kommunikationsfundament, der ikke blot løste nutidens behov, men aktivt kunne understøtte fremtidens ambitioner om tættere og mere konsistent stakeholder-engagement.

BDK samarbejdede med RiseB2B om at bygge en ny kommunikationsplatform i HubSpot. Forløbet begyndte med en serie workshops, der kortlagde de forretningsbehov, løsningen skulle dække — både ved lancering og over tid. Et defineret scope af automatiserede kommunikationsflows blev prioriteret til første fase.

Et centralt designprincip formede hele byggeriet: systemet skulle kunne skalere på tværs af alle 67 boligorganisationer uden at duplikere arbejdet for hver enkelt. RiseB2B udviklede en arkitektur, hvor én mail pr. kommunikationsbehov automatisk tilpasser sig med logo, afsender, tekst og footer baseret på, hvilken boligorganisation beboeren eller bestyrelsesmedlemmet tilhører. Resultatet er, at hver besked afspejler den lokale organisation, den kommer fra — uden ekstra manuelt arbejde.

I dag har BDK et skalerbart kommunikationssetup, der når beboere, bestyrelsesmedlemmer og venteliste-medlemmer fra ét håndterbart fundament. Og med automatiseret kommunikation på plads er BDK nu i gang med at udvide HubSpot CRM til bestyrelsessamarbejde, dokumenthåndtering og medlemsengagement.